Surat Masal

Mail merge adalah program mikrosof word untuk membuat surat masal. Hanya sekali pembikinan surat induk namun bisa kita isikan data-data yang berbeda seperti nama, alamat,pekerjaan dan lain-lain. Bagi operator-operator komputer seperti guru, petugas RT,RW atau yang berhubungan dengan masa banyak, bisa mail merge bisa sebagai solusi untuk mengatasi pengiriman surat, apakah itu surat undangan, surat panggilan atau yang lainnya.Bagai mana cara pembikinanya ?  Pertama siapkan sebuah konsep surat umpamanya surat udangan, berarti banyak orang yang akan diundang. Tentu agan-agan bisa membuat sebuah surat undangan bagaimana bunyi isi surat tentu agan bisa karang sendiri. Sebagai garis besarnya saya beri gambaranya adalah a.) siapa yang mengirim: berarti bisa perorangan , lembaga, instansi karena bersifat resmi bisa dengan menggunakan kop surat. b.) Tujuan : kepada siapa surat akan dikirim.c.)maksud surat : Tema utama surat .Mukadimah :Salam

pembuka surat. d.)Maksud dan tujuan surat : berisi data-data,lokasi, alamat tempat, acara dan lain-lain.   e.)Penutup : Kata-kata penutup surat. f.)Pengundang : yang menandatangani surat, ditembusan : pihak-pihak yang harus mengetahui surat itu.

Jika sudah terbentuk surat utama kita simpan sebagai dokumen utama.Berikutnya siapkan data-data yang akan diundang. Seperti nama lengkap dengan gelarnya kalau ada.alamat dan data-data yang tersangkut lainya.Sekarang bagaimana cara memulainya: 1.Buka msword 2.pada menu bar klik mailings,klik star mailmerge klik step by step mailmerge, maka  muncul menu boar mailmerge dikanan ms word. Pada menu tersebut terdapat step 1 of 6 klik next saja (centang letter).pada step ke 2 klik next (use the current document).Pada step 3 centang type a new list, klik create maka ditampilkan board menu untuk membuat variabel. Klik customize, delete variabel-variabel yang tidak digunakan. Maka kita membuat variabel baru sesuai dengan kebutuhan misalnya : gelar;nama;alamat. Klik add ketik gelar klik ok, klik add ketik nama klik ok, klik add ketik alamat klik ok dua kali . save (simpan) nama-nama variabel yang dibikin. Dilanjutkan pengimputan record data-data orang yang dituju : Ir.Arif Rahmad,Jl.pepaya no. 01 ,Batam,Drs.Sukirman,Jl.Todak no.21,Ny.Siti Aminah,jl.kuini no.4 Batam dan lainnya.klik ok.klik next.

Pada step ke 4 sisipkan variable-variabel yang telah dibikin caranya : letakan kursor di tempat nama yang dituju, klik more item, klik variabel gelar, klik variabel Nama, variabel alamat, variabel Kota.(sesuaikan tempatnya). Klik next pada step ke 5 klik next, pada step ke 6 klik edit individual letter untuk melihat hasil gabungan surat antaran document utama berisi konsep surat undangan(contoh) dan record-record data yang akan dikirim surat. Apabila hasilnya sudah bagus siap dicetak ke print. Nantinya akan terbentuk 3 surat dengan data-data berbeda. Selamat mencoba….